Te presentamos algunas claves para fortalecer tu pyme, con el objetivo de que sea capaz de resistir a un mercado cambiante como el actual. Un punto a tener en cuenta es que, la reducción de costes no debe afectar a la calidad de los productos/servicios, imagen y rentabilidad.

  • Optimización de la gestión financiera.  Todo debe pasar por mantener la salud financiera del negocio. La planificación anticipada, tanto de las inversiones, como de los ingresos y los gastos o la previsión de cualquier cambio que pueda afectar al negocio supone, en sí mismo, una herramienta de ahorro a tener en cuenta. El primer paso consiste en evaluar la empresa, analizando al detalle sus ingresos y sus gastos regulares. Y con la información obtenida diseñar una estrategia de ahorro a la medida de las circunstancias internas y externas. Porque el entorno también cuenta, y mucho. Registrar todos los movimientos financieros que se produzcan en el día a día también resultará muy útil porque ayudará a visualizar con más facilidad aquellos costes que pueden ser innecesarios. Esto ayudará a gestionar el negocio desde el principio de la eficiencia.
  • Reducción de los costes administrativos. Para saber dónde se puede ahorrar, primero hay que analizar cuáles son los costes básicos, aquellos que están asociados al desempeño ordinario de la actividad: alquiler/hipoteca, teléfono, mantenimiento informático, nóminas, seguros, maquinaria, impuestos, … Por otro lado, hay que revisar los acuerdos con todos los proveedores, para estar seguros de que los acuerdos alcanzados están alineados con las necesidades del negocio. También con el presupuesto. Por otro lado, es importante no perder de vista los costes menores que muchas veces, pasan inadvertidos, precisamente, por el poco importe que representa. Analizar dónde está la fuga de pequeñas cantidades también representa grandes ahorros si se llevan a cabo estas revisiones con regularidad.
  • Aprovechar al máximo la información disponible. Hay que destacar la importancia de optimizar la información con la que se trabaja dentro de la organización, la que se genera en el día a día. Disponer de esa información hará permitirá tomar decisiones más inteligentes. Sin duda, las empresas Data Driven son más eficientes y rentables que aquellas que apoyan sus decisiones en la intuición o el “olfato para los negocios” de sus gestores. Pero, además de esta información interna, las pymes deben estar también muy atentas a la información que se mueve en el sector en el que desempeñan su actividad, en su nicho de mercado y, por supuesto, a todo lo que tenga que ver con las ayudas públicas y beneficios fiscales que puedan impactar sobre su negocio. Subvenciones, préstamos especiales o cualquier otra medida, especialmente dirigida a las pymes, deben estar siempre en el radar de sus gestores.
  • Revisión de la relación con los proveedores. Analizar los precios y las cotizaciones de los diferentes proveedores con los que se trabaja para evaluar la coincidencia de calidad, plazos de entrega o servicio con las condiciones acordadas. También, para determinar si vale la pena mantener los costes asociados a cada proveedor o si es posible reducirlos. Asociado a esta revisión es importante, por otro lado, comprobar que los procesos de cobros y pagos funcionan de manera complementada. Un desequilibrio en este sentido podría acarrear serios problemas de tesorería, que deben evitarse a toda costa.
  • Optimización de la tecnología disponible. En general, la idea debe apuntar a obtener el máximo rendimiento de la tecnología. Pero, cuando hablamos de gestión esa maximización debe poner el foco en el ERP. Un ERP permitirá automatizar los procesos y, con ello, gestionar sobre el principio de la eficiencia y la reducción de costes. La contabilidad digital, por ejemplo, utilizando un software de gestión en la nube, facilita la gestión, proporciona información relevante y, en última instancia, contribuye al ahorro de costes.

La gestión de una pyme es complicada. Muchas veces a pesar de tener un plan de negocio perfectamente estructurado, encuentran dificultades para abordar la gestión de su día a día. Tareas administrativas que se repiten y que exigen demasiado tiempo y demasiados recursos, falta de colaboración entre departamentos o dificultades para encontrar la información necesaria en el momento oportuno, son solo la punta del Iceberg.

Recomendaciones para impulsar la colaboración interdepartamental:

  • Disponer de las herramientas tecnológicas adecuadas para facilitar el acceso y el intercambio de información.
  • Delegar aumenta el rendimiento del equipo y proporciona tiempo para poner el foco en funciones más estratégicas. Delegar implica también no caer en la trampa de la micro-gestión
  • Facilitar el acceso y el intercambio de información a través de soluciones del tipo ERP para agilizar los procesos, haciendo que todos los que intervienen en una tarea o proyecto sientan que, de verdad, aportan soluciones de valor sin restar tiempo a los demás.

Recomendaciones para evitar estas pérdidas de tiempo:

  • Automatizar todo lo que se pueda. El tiempo ganado, se puede dedicar a analizar los datos, identificar tendencias, planificar, similar posibles escenarios a futuro, o, simplemente, para optimizar los procesos operativos del negocio. Emitir facturas, enviar solicitudes de cobro/pago, calcular amortizaciones, asientos contables, acceder a de cuadros de mando para obtener una visión global y/o parcial de la compañía, etc.
  • Acceder fácilmente al dato. Solo si la tecnología proporciona un acceso sencillo y un manejo intuitivo tendrá sentido. Si no, la tecnología en sí misma, se convertirá en el mayor ladrón de tiempo de la compañía. Por tanto, acceso sencillo y, en tiempo real a la información necesaria para tomar decisiones objetivas.
  • Analizar toda la información. Los ERP actuales incluyen funciones analíticas que permiten acceder al dato, pero, sobre todo, descifrar la información que encierra, su origen, su composición, su impacto sobre un área concreta o sobre el negocio en general, etc.